A legfeljebb 3,5 tonna műszakilag megengedett össztömegű teherautók kishaszongépjárműnek számítanak, forgalmi engedélyükben N1 jelzés szerepel.

A legtöbben a szabályozás ismeretének hiányában azt gondolják, hogy a kisteherautójukhoz kötelező menetlevelet vezetni. Még olyan vállalkozók is vannak, akiket a menetlevél vezetése tántorít el a kishaszongépjármű vásárlástól. 

Ezért fontos tudni, hogy a 261/2011. (XII. 7.) Korm. rendelet alapján, amennyiben az árútovábbítást a vállalkozás nem díj ellenében végzi, vagy nem szállít árút és a gépjárművek össztömege nem haladja meg a 3,5 tonnát, fuvarlevél ill. menetlevél használata nem kötelező. Azonban a költségek, a lízing- és/vagy dízel ÁFA elszámolásához útnyilvántartást kell vezetni.

A Nemzeti Közlekedési Hatóság menetlevelekkel kapcsolatos hivatalos tájékoztatója is ezt támasztja alá.
 
"Az útnyilvántartásukat már mobil app segítségével is elkészíthetik a kisteherautó tulajdonosok! Az egyszerűen kezelhető, online útnyilvántartó alkalmazásunknak nagy sikere van. Egyre többen választják, hogy megszabaduljanak a papírmunkától, ezzel korszerű, gyors és egyszerűen használható elszámolási módszert látnak a megoldásunkban." - mondta Barazsy Ákos, az útnyilvántartás szakértője.

Ha a menetlevél nem kötelező, akkor miért van szükség mégis a törvényi előírásoknak megfelelő útnyilvántartásra?

A dízel ÁFA és a lízing ÁFA visszaigényléséhez, valamint a kisteherautó költségeinek (pl. üzemanyagszámla, szervizszámla) elszámolásához mindenképpen szükség van útnyilvántartásra. Átalány elszámolásra ezen a területen nincs lehetőség, és mivel többnyire 100%-ban céges használatban van az autó, jelentős összegeket spórol a vállalkozás útnyilvántartással!

Az útnyilvántartásnak kötelezően tartalmaznia kell:

• a gépjármű típusát
• a gépjármű forgalmi rendszámát
• az év első és utolsó napjának kilométeróra állását (havonta ajánlott)
• az utazás időpontját
• az utazás kiindulópontját
• az utazás célját és a partner nevét, címét (honnan-hova)
• a megtett kilométerek számát tételesen.
• tankolások helyét, idejét, üzemanyag mennyiségét, árát.

Nem érdemes alábecsülni az útnyilvántartás jelentőségét, mert egy esetleges NAV ellenőrzés során komoly büntetéseket fizethet a cég!

"Sok vállalkozó fejében még mindig az van, hogy macerás az útnyilvántartás készítése, azonban évek óta létezik a piacon már olyan útnyilvántartó program, amivel egyszerűen el lehet készíteni a NAV-álló útnyilvántartást, akár visszamenőleg is! ARoadRecord Online útnyilvántartó program automatikusan kiszámolja a partnerek közti távolságokat is, és a hozzá kapcsolódó mobil app segítségével menet közben is lehet rögzíteni a utakat - így már tényleg játék az egész!" - teszi hozzá a RoadRecord.hu Kft. ügyvezetője.